2. Laura Asegurado, Marta Vázquez y Elisa Villalonga.
3. Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.
No existe una norma legal que obligue a llevar una anotación de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, pero es conveniente establecer un registro, ya que:
- Permite mayor rapidez en su localización.
- los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra.
- constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen 3 tipos de registros:
- Registro de entrada.
- Registro de salida.
- Correspondencia interna (comunicación interna).
3. Como ya hemos dicho anteriormente, existen 3 tipos de registros:
1. Registro de entrada:
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
- Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:
REGISTRO DE ENTRADA DE LA
CORRESPONDENCIA
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ENTRADA
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Nº orden de entrada
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Fecha de entrada
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Clase
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Remitente
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Destinatario
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Asunto
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Anexos
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Día
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Mes
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Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:
REGISTRO DE ENTRADA
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Nº 4351
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RECIBIDO: 26-5-20__
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DESTINATARIO: Contabilidad
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2. Registro de salida:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
- el número de registro
- la fecha
- el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación
- Formato del registro de salida:
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
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SALIDA
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Referencia
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Fecha
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Nº orden de salida
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Clase
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Anexos
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Destinatario
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Asunto
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3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
- único
- o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
4. Ejemplos de registro de correspondencia:
6.
Universidad Católica Boliviana “San
Pablo”
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
Este
procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de
ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el
Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para
el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier
tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información,
será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1.
Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
2.
Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3.
Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4.
Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5.
Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento,
registro y asignación de la tarea.
Registro
en el Sistema
El
Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia
recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o
los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia
recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada
funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con
adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del
Coordinador
del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración
correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega
La
entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario
del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado
al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino
y hará sellar la copia del mismo.
Registro
en el sistema
Una
vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas
de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia,
el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la
copia de la correspondencia enviada.
Archivo
de la correspondencia
Una
vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá
la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
